MENGATUR JADWAL KEGIATAN PIMPINAN 1. Teknik Menggunakan Jadwal Kegiatan Pimpinan Hal terpenting dalam pengaturan kegiatan pimpinan adalah memanfaatkan waktu seefektif dan seefisien mungkin. Untuk hal itu, seorang sekretaris harus selalu melakukan koordinasi dan selalu melakukan konfirmasi denagn pihak-pihak yang berhubungan dengan pimpinan. Sekretaris harus mampu mengatur jadwal dengan baik, mulai dari perencanaan jadwal kegiatan, mengkoordinasi waktu sekretaris dengan pimpinan, mengorganisasi waktu pimpinan, dan melakukan pengawasan terhadap kegiatan baik yang sudah ataupun yang belum dilaksanakan. Seorang sekretaris akan melakukan pekerjaannya secara teratur apabila dalam melaksanakan pekerjaannya menerapkan fungsi-fungsi manajemen seperti perencanan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengawasan pad teknik penggunaan waktu pimpinan. Perencaaan a. Pengertian Perencanaan Perencanaan merupakan kegiatan cara pandang ke depan mengenai hal-hal yang harus dikerjakan untuk mencapai tujuan. Perencanaan biasanya berhubungan dengan waktu. Perencanaan pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dilakukan dengan menitikberatkan pada apa yang menjadi kebutuhan pimpinan dan apa saja yang menjadi prioritas kerja bagi kegiatan pimpinan. Dengan demikian, dalam mengatur jadwal tersebut, sekretaris menyusun jadwal berdasarkan skala prioritas. 1 Perencanaan meliputi tiga kategori a Perencanaan jangka panjang long term plan. b Perencanaan jangka menengah medium term plan. c Perencanaan jangka pendek short term plan. a Menetukan/menetapkan maksud dan tujuan secara jelas. b Menentukan alternatif. c Mengatur sumber-sumber yang diperlukan. d Menentukan organisasi, metode, dan prosedur. e Menentukan/menetapkan rencana itu sendiri. Dalam rangka membuat perencanaan kerja hendaknya menetapkan pertanyaan-pertanyaan seperti berikut. a Kegiatan apa yang harus dilakukan? b Dimana kegiatan tertentu harus dilaksanakan? c Bilamana kegiatan tertentu harus dilaksanakan? d Siapa yang akan terlibat dalam pelaksanaan kegiatan nanti? e Mengapa kegitan tersebut perlu dilaksanakan? Dengan memahami pengertian perencanaan kerja tersebut, maka yang perlu dilaksanakan dalam membuat perencaaan kerja diantaranya adalah sebagai berikut. a Meminta penjelasan/saran-saran seperlunya mengenai masalah yang belum dimengerti. b Memeriksa terlebih dahulu setiap pekerjaan dan rencana demi kesempurnaan. c Membuat catatan khusus yang memuat hal-hal penting, sehingga pekerjaan sehari-hari dapat direncanakan secara teratur. d Menentukan urutan pentingnya masing-masing pekerjaan sehingga tugas yang paling penting mendapat prioritas pertama. e Merencanakan batas waktu dan berusaha mencegah penundaan-penundaan pekerjaan. f Meneliti agenda pimpinan setiap waktu, agar dapat membantu mengingatkan acara/kegiatan pimpinan yang telah mendesak. b. Ciri-ciri Perencanaan Kerja Pimpinan Ciri perencanaan kerja pimpinan yang baik meliputi hal-hal berikut. 1 Jelas/masuk akal rasional Jelas dlam arti pekerjaan tersebut dibuat sesuai dengan job description pimpinan. 2 Sederhana simple Sederhana artinya dalam mengatur jadwal kegiatan pimpinan, sekretaris tidak membuat jadwal yang berlebihan, tetapi disesuaikan dengan kemampuan dan kesibukan pimpinan. 3 Luwes fleksibel Kegiatan yang disusun sekretaris harus fleksibel, dalam arti kegiatan tersebut dapat diubah sesuai dengan situasi dan kondisi yang terjadi dalam perusahaan. Fleksibel juga berarti tidak kaku dalam menyusun jadwal pimpinan. Sekretaris harus membuat perkiraan –perkiraan perubahan untuk hal-hal yang mungkin terjadi diluar jadwal itu. 4 Mencakup kegiatan yang menyeluruh comprehensive Dalam membuat perencanaan kerja pimpinan, sekretaris harus membuat jadwal kegiatan secara keseluruhan yang menjadi aktivitas pimpinan sehari-hari sesuai dengan job description. 5 Berkesinambungan/terus-menerus continue Dalam membuat perencanaan kerja pimpinan harus berkesinambungan, maksudnya perencanaan kerja pimpinan tidak berhenti sampai pada 1 periode tertentu, namun suatu proses yang terus-menerus continue. Pengorganisasian a. Pengertian Pengorganisasian Pengorganisasian secara umum dapat diartikan sebagai kegiatan mengidentifikasi, menganalisa, mengelompokan pekerjaan, menentukan pekerjaan bagi setiap pegawai. Pengorganisasian jadwal kegiatan pimpinan berati kegiatan mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelompokan pekerjaan pimpinan, termasuk mengelola waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. b. Hal-Hal yang Harus diperhatikan dalam Pengorganisasian Jadwal Pimpinan Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris dalam mengorganisasikan waktu pimpinan, hal tersebut adalah sebagai berikut. 1 Membuat suatu daftar kerja mengenai apa yang harus dilakukan pimpinan. 2 Menetapkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. 3 Menetapkan prioritas dari kegiatan terpenting dan mendesak yang dikategorikan, kegiatan setengah mendesak, dan kegiatan yang tidak mendesak atau dapat ditunda sementara. 4 Mengatur jumlah orang yang terlibat dalam tugas pimpinan sesuai dengan kehendak pimpinan, sehingga dapat diprediksi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas tersebut. Pengkoordinasian Mengkoordinasi jadwal kegiatan pimpinan berarti mengharmonisasikan antara tugas pimpinan dengan tugas sekretaris atau dengan pegawai lainnya., sehingga akan tercapai pelaksanaan tugas yang efisien dan efektif. Sekretaris harus dapat bekerja sama dengan berbagai pihak sehubungan dengan tugas pimpinan. Misalnya pada saat akan diadakan rapat, sekretaris harus mengkoordinasi terlebih dahulu kepada pimpinan mengenai waktu pertemuan, bahan apa saja yang harus disiapkan dalam rapat, dan siapa-siapa yang akan diundang. Semua hal tersebut harus harmonis dalam arti jangan sampai rapat dilaksanakan, tetapi ternyata pimpinan tidak bisa hadir karena ada acara lain. Pengawasan Mengawasi pengaturan jadwal kegiatan pimpinan berarti melihat apakah jadwal kegiatan pimpinan yang direncanakan sudah sesuai dengan kegiatan yang dilaksanakan. Kegiatan pengawasan juga merupakan kegiatan untuk mengoreksi jadwal kegiatan yang tidak sesuai rencana. Dalam melakukan pengawasan jadwal kegiatan pimpinan , sekretaris juga perlu melihat ketepatan waktu dan kualitas pekerjaan yang dihasilkan untuk masing-masing kegiatan pimpinan. Mengidentifikasi serta Membuat Jadwal Pimpinan Pekerjaan Pimpinan pada hakikatnya adalah sebagai berikut. 1. Menandatangani surat. 2. Membaca surat masuk. 3. Membaca laporan. 4. Menyusun laporan. 5. Menerima telepon dan menelepon. 6. Menerima tamu. 7. Memimpin rapat. 8. Mengadakan perjalanan dinas. 9. Mengadakan kegiatan “Meeting”. 10. Melakukan Kegiatan sosial. Hal yang dimaksud jadwal kegiatan pimpinan adalah segala kegiatan pimpinan yang memerlukan kehadirannya di luar rutinitas kantor yang dilakukan di balik meja kerja. Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan yang sarat dengan kegiatan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu sekretaris pimpinan harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan skala prioritas. Hal yang dipriotitaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinan didasarkan pada dua hal yaitu 1. Berdasarkan urutan masuk; dan 2. Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri tingkat urgensi Agar kegiatan pimpinan dapat berjalan dengan baik, jadwal kegiatan dapat disusun dalam jangka waktu tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan. Penentuan jadwal tidak mempunyai ketentuan yang pasti, hal tersebut sangat tergantung pada tingkat kebutuhan. Semua kurun waktu memiliki kelebihan dan kekurangan. Kurun waktu singkat, seperti jadwal mingguan lebih mudah dikoreksi mengingat kegiatan yang diperhatikan hanya 1 minggu, akan tetapi sulit membuat program untuk minggu-minggu selanjutnya. Sebaliknya jika kurun waktu jadwal terlalu lama misalnya bulanan memiliki kelebihan yaitu kegiatan selama satu bulan dapat diprogram, kelemahannya yaitu sulit mengoreksi atau mengganti dengan program kegiatan lain. 1. Pengaturan Jadwal Kegiatan berdasarkan Urutan Surat Masuk Pengaturan jadwal pimpinan dengan memperhatikan urutan surat masuk, dibuat berdasarkan surat permohonan yang masuk dengan memperhatikan isi surat terutama mengenai waktu dan tempat pelaksanaan serta jenis kegiatan yang harus dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, maka kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan. Contoh Pada papan kegiatan telah tercantum jadwal kegiatan pimpinan untuk pembukaan penataran, kemudian surat masuk lain yang isinya tentang suatau kegiatan rapat dinas dengan Pemda, maka alternatif yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut. Dapat membatalkan acara pembukaan penataran dengan menunjuk pejabat lain sebagai wakilnya. Pimpinan dapat tetap hadir pada pembukaan penataran, sementara kegiatan rapat dengan Pemda dapat diwakilkan kepada pejabat lain. Cara tersebut berlaku untuk semua kasus yang bersamaan waktu pelaksanaan kegiatannya. 2. Pengaturan Jadwal Kegiatan Berdasarkan Tingkat Kepentingan Pada pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dengan sistem tingkat kepentingan, jadwal disusun berdasarkan urutan waktu kedatangan surat permohonan contoh jadwal. Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan atau kepala akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi permintaan yang menurutnya penting, kegiatan yang tidak penting akan ditinggalkan atau didelegasikan kapada pejabat lain. 3. Menyusun Jadwal Kegiatan Pimpinan Pimpinan tidak mungkin mengingat-ingat jadwal kegiatanya dari hari ke hari, sehingga sekretarislah yang mempunyai dan mengatur jadwal kegiatan pimpinannya. Untuk membantu pimpinan dalam hal mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan, sebaiknya sekretaris membuat jadwal dalam suatu daftar atau buku khusus dan mencantumkannya pada white board/ lembar khusus yang diletakkan di ruang pimpinan. Pimpinan akan memilih jenis agenda/jadwal baginya dan diharapkan sekeretaris juga mempunyai agenda yang serupa. Hal yang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan adalah sebagai berikut. 1. Menerima dan menghimpun surat. 2. Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan. 3. Menjawabkan setiap pertanyaan yang menyangkut acara kegiatan pimpinan. 4. Mengingatkan acara kegiatan pimpinan. 5. Selalu mengikuti kemungkinan terhadap perubahan acara kegiatan pimpinan.

Dalamsebuah usaha, pimpinan perlu mengatur siapa yang akan melakukan pencatatan terkait keuangan, jumlah stok, jadwal aktivitas tertentu, dan sebagainya. Intinya, banyak hal yang harus kamu tata, kelola, dan atur waktunya, agar sesuai dengan keinginan. Semua hal yang berkaitan dengan aset ataupun keuangan juga perlu tercatat.

MENGATUR JADWAL KEGIATAN PIMPINAN Seorang pimpinan perusahaan memiliki berbagai macam tugas dan tanggung jawab dalam menjalankan tugas rutin jabatannya. Dengan demikian, tentunya pimpinan akan sangat membutuhkan bantuan seseorang untuk melancarkan tugas tersebut. Tenaga bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan seorang sekretaris yang mampu membantu pimpinan dalam menjalankan tugas-tugasnya, agar dapat dilaksanakan dengan baik dan satu tugas sekretaris dalam melaksanakan instruksi adalah melakukan pengaturan jadwal kerja pimpinan. Agar pekerjaan pimpinan berjalan dengan lancar maka perlu dilakukan penjadwalan dan pengaturan pada pekerjaan pimpinan, sehingga pekerjaan pimpinan tidak akan terbengkalai hanya karena kesalahan dalam menyusun jadwal atau tidak adanya jadwal yang digunakan sebagai acuan pelaksanaan pekerjaan pimpinan. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan meliputi1. Teknik Pemanfaatan dan Penggunaan Waktu2. Prosedur Pengajuan Surat Permohonan3. Identifikasi Serta Pembuatan Jadwal Pimpinan B. Teknik Pemanfaatan dan Penggunaan Waktu Seorang pimpinan perusahaan atau kepala pada instansi pemerintahan tentunya memiliki kegiatan yang sangat banyak dan padat. Pengaturan semua kegiatannya tidak mungkin dikelola dan dikoordinasi sendiri. Untuk itu seorang pimpinan pastinya memerlukan tenaga administrasi sendiri yang mengurusi segala keperluan pimpinan tersebut. Tenaga administrasi ini sering disebut dengan Sekertaris yang paling penting dalam pengaturan kegiatan seorang pimpinan adalah memanfaatkan waktu seefektif dan seefisien mungkin. Untuk itu seorang sekertaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan dan selalu melakukan konfirmasi dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan pimpinan. Pengaturan waktu yang tepat akan memperlancar kerja pimpinan, terutama kegiatan diluar kantor yang melibatkan instansi dalam menentukan waktu kegiatan, misalnya dikarenakan sekertaris dalam menuliskan atau mengecek jadwal pimpinan kurang teliti sehingga salah dalam mengatur jadwal pimpinan. Hal ini dapat berakibat fatal, karena mau tidak mau sekertaris harus membatalkan acara yang telah dirancang atau orang lain akan dibuat kesal oleh keterlambatan atau kegagalan pimpinan untuk dating pada suatu menghidari kesalahan atau tumpang tindih acara, seorang sekertaris harus mencatat secermat dan seteliti mungkin setiap surat permohonan yang masuk. Dengan cara ini, dapat diketahui kegiatan pimpinan mulai dari acara harian, mingguan bahkan bulanan. Dengan begitu kesalahan atau tumbukan jadwal yang disebabkan oleh kelalaian pencatatan waktu dapat dihindari. C. Prosedur Pengajuan Surat Permohonan Pihak pengundang atau pihak-pihak yang memerlukan kehadiran pimpinan, jauh hari sebelum pelaksanaan acara harus mengirimkan surat permohonan yang isinya berupa 1. Jenis kegiatan yang akan Waktu dan tempat Kedudukan pimpinan dlam acara yang telah diterima oleh sekertaris, dipelajari kemudian disesuaikan dengan jadwal pimpinan yang telah tercatat. Jika terdapat perubahan, baik pembatalan atau penggantian pejabat yang menghadiri, harus secepatnya menulis pemberitahuan kepada pihak pemohon tentang berita tersebut. Sehingga nantinya undangan dari pemohon tetap dapat dihadiri oleh pimpinan maupun yang mewakilinya sehingga tidak mengecewakan pihak yang telah sekertaris harus cermat dan teliti dalam menangani surat permohonan yang masuk untuk pimpinan, agar tidak terjadi kekeliruan dalam pelaksanaan tugas pimpinan. Sekertaris menentukan dan mengatur kapan pimpinan menghadiri sebuah acara/ pertemuan dan acara yang mana yang harus lebih di utamakan untuk di hadiri oleh pimpinan. Selain itu sekertaris harus menentukan siapa yang menggantikan pimpinan saat pimpinan tidak dapat menghadiri sebuah acara. D. Identifikasi Serta Pembuatan Jadwal Pimpinan Tugas Seorang sekertaris sangat beragam, meliputi semua kegiatan pengadministrasian kedinasan yang terdiri atas 1. Pembuatan konsep surat dinas 2. Pembuatan surat 3. Pengiriman surat 4. Pemeriksaan surat yang akan ditandatangani pimpinan. 5. Pemeriksaan surat masuk 6. Pengarsipan surat keluar dan masuk 7. Pengaturan jadwal kegiatan pimpinan. Hal yang dimaksud dengan jadwal kegiatan pimpinan adalah segala kegiatan pimpinan yang memerlukan kehadirannya, diluar rutinitas kantor yang dilakukan dibalik meja kerja di kantor. Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan yang mempunyai banyak kegiatan sehingga pimpinan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu, sekertaris harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan slake prioritas. Hal yang diprioritaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinan di dasarkan pada dua hal yaitu 1. Berdasarkan urutan surat masuk. 2. Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri tingkat urgensi. Agar kegiatan pimpinan dapat terlaksana dengan tertib dan lancar, jadwal kegiatan dapat disusun dalam jangka waktu tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan. Penentuan jadwal tidak mempunyai ketentuan yang pasti, sangat tergantung pada tingkat kebutuhan. Semua kurun waktu memiliki kelebihan dan kekurangan. Kurun waktu singkat, seperti jadwal mingguan, lebih mudah dikoreksi mengingat kegiatan yang diperhatikan hanya satu minggu, akan tetapi sulit membuat program untuk minggu-minggu selanjutnya. Sebaliknya jika kurun waktu jadwal terlalu lama, missal bulanan, memiliki kelebihan yaitu kegiatan selama satu bulan dapat deprogram. Sedangkan kelemahannya yaitu sulit mengoreksi atau mengganti dengan program kegiatan lain.

MemahamiManajemen Proyek. Secara umum, proses manajemen proyek meliputi tahapan berikut: perencanaan, inisiasi, pelaksanaan, pemantauan, dan penutupan. Dari awal hingga akhir, setiap proyek membutuhkan rencana yang menguraikan bagaimana segala sesuatunya akan dimulai, bagaimana mereka akan dibangun, dan bagaimana mereka akan menyelesaikannya.

A. Teknik Menggunakan Waktu Pimpinan Seorang pimpinan perusahaan atau kepala pada instansi pemerintahan tentunya memiliki kegiatan yang sangat banyak dan padat. Pengaturan semua kegiatannya tidak mungkin dikelola dan dikoordinasi sendiri. Untuk itu seorang pimpinan pastinya memerlukan tenaga administrasi sendiri yang mengurusi segala keperluan pimpinan tersebut. Tenaga administrasi ini sering disebut dengan Sekertaris pimpinan. Hal yang paling penting dalam pengaturan kegiatan seorang pimpinan adalah memanfaatkan waktu seefektif dan seefisien mungkin. Untuk itu seorang sekertaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan dan selalu melakukan konfirmasi dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan pimpinan. Pengaturan waktu yang tepat akan memperlancar kerja pimpinan, terutama kegiatan diluar kantor yang melibatkan instansi lain. Kesalahan dalam menentukan waktu kegiatan, misalnya dikarenakan sekertaris dalam menuliskan atau mengecek jadwal pimpinan kurang teliti sehingga salah dalam mengatur jadwal pimpinan. Hal ini dapat berakibat fatal, karena mau tidak mau sekertaris harus membatalkan acara yang telah dirancang atau orang lain akan dibuat kesal oleh keterlambatan atau kegagalan pimpinan untuk dating pada suatu acara. Untuk menghidari kesalahan atau tumpang tindih acara, seorang sekertaris harus mencatat secermat dan seteliti mungkin setiap surat permohonan yang masuk. Dengan cara ini, dapat diketahui kegiatan pimpinan mulai dari acara harian, mingguan bahkan bulanan. Dengan begitu kesalahan atau tumbukan jadwal yang disebabkan oleh kelalaian pencatatan waktu dapat dihindari. Dalam menentukan teknik untuk mengetur waktu pimpinan, agar dapat berjalan lancar, maka harus dapat memperhatikan fungsi manajemen yang meliputi Perencanaan Perencanaan yang di buat harus berdasarkan pada waktu, apakah jangka pendek atau jangka panjang. Ciri-ciri perencanaan jadwal kegiatan pimpinan Jelas Realistis Fleksibel Berkesinambungan 2. Pengorganisasian Dalam hal ini pengorganiasasian dapat di artikan sebagai kegiatan mengidentifikasikan, mengelompokkan, menganalisa kegiatan pimpinan, termasuk mengelola waktu yang di butuhkan dalammenyelesaikan pekerjaan tersebut. Hal-hal yang perlu di perhatikan dalam pengorganisasian jadwal pimpinan Membuat daftar kerja tentang apa yang di lakukan pimpinan Menetapkan waktu Menetapkan perioritas kegiatan Mengeatur jumlah orang yang terlibat B. Prosedur Pengajuan Surat Permohonan Pihak pengundang atau pihak-pihak yang memerlukan kehadiran pimpinan, jauh hari sebelum pelaksanaan acara harus mengirimkan surat permohonan yang isinya berupa 1. Jenis kegiatan yang akan dilaksanakan. 2. Waktu dan tempat kegiatan. 3. Kedudukan pimpinan dlam acara tersebut. Surat yang telah diterima oleh sekertaris, dipelajari kemudian disesuaikan dengan jadwal pimpinan yang telah tercatat. Jika terdapat perubahan, baik pembatalan atau penggantian pejabat yang menghadiri, harus secepatnya menulis pemberitahuan kepada pihak pemohon tentang berita tersebut. Sehingga nantinya undangan dari pemohon tetap dapat dihadiri oleh pimpinan maupun yang mewakilinya sehingga tidak mengecewakan pihak yang telah mengundang. Seorang sekertaris harus cermat dan teliti dalam menangani surat permohonan yang masuk untuk pimpinan, agar tidak terjadi kekeliruan dalam pelaksanaan tugas pimpinan. Sekertaris menentukan dan mengatur kapan pimpinan menghadiri sebuah acara/ pertemuan dan acara yang mana yang harus lebih di utamakan untuk di hadiri oleh pimpinan. Selain itu sekertaris harus menentukan siapa yang menggantikan pimpinan saat pimpinan tidak dapat menghadiri sebuah acara. C. Identifikasi Serta Pembuatan Jadwal Pimpinan Tugas Seorang sekertaris sangat beragam, meliputi semua kegiatan pengadministrasian kedinasan yang terdiri atas 1. Pembuatan konsep surat dinas 2. Pembuatan surat 3. Pengiriman surat 4. Pemeriksaan surat yang akan ditandatangani pimpinan. 5. Pemeriksaan surat masuk 6. Pengarsipan surat keluar dan masuk 7. Pengaturan jadwal kegiatan pimpinan. Hal yang dimaksud dengan jadwal kegiatan pimpinan adalah segala kegiatan pimpinan yang memerlukan kehadirannya, diluar rutinitas kantor yang dilakukan dibalik meja kerja di kantor. Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan yang mempunyai banyak kegiatan sehingga pimpinan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu, sekertaris harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan slake prioritas. Hal yang diprioritaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinan di dasarkan pada dua hal yaitu 1. Berdasarkan urutan surat masuk. 2. Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri tingkat urgensi. Agar kegiatan pimpinan dapat terlaksana dengan tertib dan lancar, jadwal kegiatan dapat disusun dalam jangka waktu tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan. Penentuan jadwal tidak mempunyai ketentuan yang pasti, sangat tergantung pada tingkat kebutuhan. Semua kurun waktu memiliki kelebihan dan kekurangan. Kurun waktu singkat, seperti jadwal mingguan, lebih mudah dikoreksi mengingat kegiatan yang diperhatikan hanya satu minggu, akan tetapi sulit membuat program untuk minggu-minggu selanjutnya. Sebaliknya jika kurun waktu jadwal terlalu lama, missal bulanan, memiliki kelebihan yaitu kegiatan selama satu bulan dapat deprogram. Sedangkan kelemahannya yaitu sulit mengoreksi atau mengganti dengan program kegiatan lain. Untuk lebih memperjelas penggunaan waktu kegiatan, berikut ini diberikan uraian tentang hal tersebut 1. Pengaturan jadwal kegiatan berdasarkan urutan surat masuk Pembuatan jadwal pimpinan dengan memperhatikan urutan surat yang masuk, dibuat berdasarkan surat permohonan yang masuk dengan memperhatikan isi surat terutama mengenai waktu dan tempat pelaksanaan serta jenis kegiatan yang harus dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, maka kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan. 2. Pembuatan jadwal kegiatan berdasarkan tingkat kepentingan Pada pembuatan jadwal kegiatan pimpinan dengan system tingkat kepentingan, jadwal tersusun berdasarkan urutan waktu kedatangan surat permohonan contoh jadwal. Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan atau kepala akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi permintaan yang menurutnya penting, kegiatan yang tidak penting akan ditinggalkan atau didelegasikan kepada pejabat lain.

Beberapaperilaku yang harus dimiliki setiap orang dalam instansi pemerintahan untuk menerapkan komitmen terhadap kompetensi antara lain: 1. Adanya pemahaman yang sama mengenai kompetensi, yaitu pengetahuan, keahlian, dan perilaku; 2. Adanya komunikasi yang efektif antara pegawai dan pimpinan; 3. IV. Metode / Pendekatan Pendekatan scientific Approach Metode Ceramah, Tanya Jawab, Penugasan V. Langkah – langkah Kegiatan Pembelajaran 1. Pertemuan ke – 5 2 x 45 menit a. Materi pokok 1. . Menyusun jadwal kegiatan pimpinan b. Pendahuluan 10 menit a Memberikan salam pembukaan b Mengkondisikan kelas dan pembiasaan c Mengajak dan memimpin berdoa d Menanyakan kondisi peserta didik dan mempresensi e Memberikan apersepsi No. Dokumen F/751/WKS1/6 Revisi 3 Tgl. Berlaku 1 Juli 2016 Halaman RPP. / Halaman 2 c. Kegiatan inti/Strategi 1. Pertemuan 5 Deskripsi Kegiatan Alokasi waktu Peserta didik Guru Mengamati 1. Mempelajari buku teks dan sumber dengan materi bagaimana menyusun jadwal kegiatan pimpinan 1. Menyampaikan materi pokok pembelajaran terkait bagaimana menyusun jadwal kegiatan pimpinan 2. Pengamatan dan observasi sikap dan keterampilan peserta didik. 70 mnt Menanya 1. Mengajukan pertanyaan mengenai materi yang disampaikan, yaitu menyusun jadwal kegiatan pimpinan 1. Mempersilahkan peserta didik meng- ajukan pertanyaan jika ada sesuatu yang diamati kurang dimengerti. arahan kepada peserta didik untuk memahami dari apa yang ditanyakan. Mengumpulkan Informasi 1. Mengumpulkan informasi dan menganalisis mengenai perencanaan dan pengorganisasian 1. Mengarahkan peserta didik supaya menggali informasi/mengumpulkan data, menganalisis, dan membuat kesimpulan terkait bagaimana penyusunan jadwal kegiatan pimpinan 2. Mengamati, membimbing, dan menilai kegiatan peserta didik. Mengasosiasi 1. Menyusun jadwal kegiatan pimpinan dari soal yang ada 1. Meminta peserta didik untuk berlatih menyusun jadwal kegiatan pimpinan dari soal yang ada 2. Mengamati, membimbing, dan menilai kegiatan peserta didik. Mengomunikasikan 1. Mempresentasikan hasil pekerjaannya terkait penyusunan jadwal kegiatan pimpinan 1. Meminta perwakilan peserta didik untuk mempresentasikan hasil pekerjaannya menyusun jadwal kegiatan pimpinan 2. Mengamati, membimbing, dan menilai kegiatan peserta didik. d. Kegiatan Penutup 10 menit Deskripsi Kegiatan Peserta didik Guru 1. Membuat rangkuman/kesimpulan materi tentang menyusun jadwal kegiatan pimpinan 2. Memperhatikan arahan guru. 1. Mengajak dan mengarahkan peserta didik untuk membuat rangkuman/kesimpulan materi tentang menyusun jadwal kegiatan pimpinan 2. Memberikan arahan tindak lanjut RPP. / Halaman 3 VI. Sumber pembelajaran 1. Dra. Rita Wahyuni,. 2004. ”Buku Paket Keahlian Sekretaris”. Jakarta yudhistira VII. Penilaian 1. Teknik penilaian Pengamatan & Praktik Terlampir 2. Aspek penilaian Afektif & Psikomotorik Terlampir 3. Pedoman penilaian praktik Aspek yang Dinilai Skor Kronologi 15 Kelengkapan 15 Layout 20 Tempel, 17 Agustus 2016 Mengetahui, Guru Mata Pelajaran, Dra. Eny Pujiasri NIP. 196403061989032005 Mahasiswa PPL Ratna Ariani RPP. / Halaman 4 LEMBAR PENILAIAN SIKAP Kompetensi Dasar 1. Memiliki motivasi internal yang menunjukan rasa ingin tahu dalam pembelajaran 2. Menunjukkan perilaku dan sikap rasa ingin tahu, aktif, disiplin, dalam melakukan pembelajaran sebagai bagian dari sikap ilmiah 3. Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran sehari – hari sebagai wujud implementasi sikap kerja Indikator 1. Peserta didik menunjukkan rasa keingin tahuannya dengan bertanya kepada teman atau guru serta banyak mencari dan membaca buku – buku pendukung materi 2. Peserta didik menunjukkan sikap bertanggung jawab dalam menyelesaikan tugas kelompok No Nama Peserta didik Rasa Ingin Tahu Disiplin Jumlah Skor 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Skala Penilaian 1 s/d 5 Skor Minimal 3 Keterangan Skor Maksimal 15 1= Sangat Kurang Prediksi sikap peserta didik 2= Kurang 3 – 7 Cukup C 3= Cukup 8 – 12 Baik B 4= Baik 13 – 15 Amat baik A 5= Amat Baik RPP. / Halaman 5 Materi Belajar Standar Kompetensi Memproses Perjalanan Bisnis Kompetensi dasar Mengelola Agenda Kegiatan Pimpinan Salah satu tugas sekretaris dalam melaksanakan instruksi adalah melakukan pengaturan jadwal kerja pimpinan. Agar pekerjaan pimpinan berjalan dengan lancar maka perlu dilakukan penjadwalan dan pengaturan pada pekerjaan pimpinan, sehingga pekerjaan pimpinan tidak akan terbengkalai hanya karena kesalahan dalam menyusun jadwal atau tidak adanya jadwal yang digunakan sebagai acuan pelaksanaan pekerjaan pimpinan. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan meliputi 1. Teknik Pemanfaatan dan Penggunaan Waktu 2. Prosedur Pengajuan Surat Permohonan 3. Identifikasi Serta Pembuatan Jadwal Pimpinan Teknik Pemanfaatan dan Penggunaan Waktu Seorang pimpinan perusahaan atau kepala pada instansi pemerintahan tentunya memiliki kegiatan yang sangat banyak dan padat. Pengaturan semua kegiatannya tidak mungkin dikelola dan dikoordinasi sendiri. Untuk itu seorang pimpinan pastinya memerlukan tenaga administrasi sendiri yang mengurusi segala keperluan pimpinan tersebut. Tenaga administrasi ini sering disebut dengan Sekertaris pimpinan. Hal yang paling penting dalam pengaturan kegiatan seorang pimpinan adalah memanfaatkan waktu seefektif dan seefisien mungkin. Untuk itu seorang sekertaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan dan selalu melakukan konfirmasi dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan pimpinan. Pengaturan waktu yang tepat akan memperlancar kerja pimpinan, terutama kegiatan diluar kantor yang melibatkan instansi lain. Kesalahan dalam menentukan waktu kegiatan, misalnya dikarenakan sekertaris dalam menuliskan atau mengecek jadwal pimpinan kurang teliti sehingga salah dalam mengatur jadwal pimpinan. Hal ini dapat berakibat fatal, karena mau tidak mau sekertaris harus membatalkan acara yang telah dirancang atau orang lain akan dibuat kesal oleh keterlambatan atau kegagalan pimpinan untuk dating pada suatu acara. RPP. / Halaman 6 Untuk menghidari kesalahan atau tumpang tindih acara, seorang sekertaris harus mencatat secermat dan seteliti mungkin setiap surat permohonan yang masuk. Dengan cara ini, dapat diketahui kegiatan pimpinan mulai dari acara harian, mingguan bahkan bulanan. Dengan begitu kesalahan atau tumbukan jadwal yang disebabkan oleh kelalaian pencatatan waktu dapat dihindari. Prosedur Pengajuan Surat Permohonan Pihak pengundang atau pihak-pihak yang memerlukan kehadiran pimpinan, jauh hari sebelum pelaksanaan acara harus mengirimkan surat permohonan yang isinya berupa 1. Jenis kegiatan yang akan dilaksanakan 2. Waktu dan tempat kegiatan. 3. Kedudukan pimpinan dlam acara tersebut. Surat yang telah diterima oleh sekertaris, dipelajari kemudian disesuaikan dengan jadwal pimpinan yang telah tercatat. Jika terdapat perubahan, baik pembatalan atau penggantian pejabat yang menghadiri, harus secepatnya menulis pemberitahuan kepada pihak pemohon tentang berita tersebut. Sehingga nantinya undangan dari pemohon tetap dapat dihadiri oleh pimpinan maupun yang mewakilinya sehingga tidak mengecewakan pihak yang telah mengundang. Seorang sekertaris harus cermat dan teliti dalam menangani surat permohonan yang masuk untuk pimpinan, agar tidak terjadi kekeliruan dalam pelaksanaan tugas pimpinan. Sekertaris menentukan dan mengatur kapan pimpinan menghadiri sebuah acara/ pertemuan dan acara yang mana yang harus lebih di utamakan untuk di hadiri oleh pimpinan. Selain itu sekertaris harus menentukan siapa yang menggantikan pimpinan saat pimpinan tidak dapat menghadiri sebuah acara. Identifikasi Serta Pembuatan Jadwal Pimpinan Hal yang dimaksud dengan jadwal kegiatan pimpinan adalah segala kegiatan pimpinan yang memerlukan kehadirannya, diluar rutinitas kantor yang dilakukan dibalik meja kerja di kantor. Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan yang mempunyai banyak kegiatan sehingga pimpinan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu, sekertaris harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan slake prioritas. Hal yang diprioritaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinan di dasarkan pada dua hal yaitu 1. Berdasarkan urutan surat masuk. RPP. / Halaman 7 Agar kegiatan pimpinan dapat terlaksana dengan tertib dan lancar, jadwal kegiatan dapat disusun dalam jangka waktu tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan. Penentuan jadwal tidak mempunyai ketentuan yang pasti, sangat tergantung pada tingkat kebutuhan. Semua kurun waktu memiliki kelebihan dan kekurangan. Kurun waktu singkat, seperti jadwal mingguan, lebih mudah dikoreksi mengingat kegiatan yang diperhatikan hanya satu minggu, akan tetapi sulit membuat program untuk minggu-minggu selanjutnya. Sebaliknya jika kurun waktu jadwal terlalu lama, missal bulanan, memiliki kelebihan yaitu kegiatan selama satu bulan dapat deprogram. Sedangkan kelemahannya yaitu sulit mengoreksi atau mengganti dengan program kegiatan lain. Untuk lebih memperjelas penggunaan waktu kegiatan, berikut ini diberikan uraian tentang hal tersebut 1. Pengaturan jadwal kegiatan berdasarkan urutan surat masuk Pembuatan jadwal pimpinan dengan memperhatikan urutan surat yang masuk, dibuat berdasarkan surat permohonan yang masuk dengan memperhatikan isi surat terutama mengenai waktu dan tempat pelaksanaan serta jenis kegiatan yang harus dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, maka kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan. RPP. / Halaman 8 LAMPIRAN LATIHAN SOAL Hari ini, Jumat 19 Agustus 2016 Anda diminta untuk mengatur agenda kegiatan pimpinan berdasarkan disposisi yang ada dalam surat, memo, perjanjian telepon, dan lain-lain. Data yang ada dalam map antara lain sebagai berikut 1. Hari ini rapat dengan seluruh staff dan karyawan, pukul di ruang rapat 1. 2. Surat undangan sebagai pembicara seminar “Menumbuhkan Jiwa Berwirausaha” hari Senin, 22 Agustus 2016 pukul di Gedung Ramah Tamah, lantai 2 Fakultas Ekonomi UNY Catatan akan hadir 3. Surat undangan peresmian kantor cabang baru PT Mekar Abadi pada hari selasa, 23 Agustus 2016 pukul di kantor PT Mekar Abadi jalan merdeka timur no 12 yogyakarta Catatan akan hadir 4. Memo dari Bapak Putra yang ingin bertemu pimpinan untuk melaporkan hasil rapat dengan PT Bright Catatan pimpinan akan menemui bapak Putra pada hari Senin pukul 5. Lembar telepon dari PT Persada, permintaan bapak Anton untuk bertemu pimpinan pada hari kamis 25 Agustus 2016 pukul di kantor PT Persada jalan Mawar 1 Yogyakarta dapat disetujui RPP. / Halaman 9 PT Wahana Artelindo Jalan Sudirman No 124 Yogyakarta Telp 0274 645733 Agenda Kegiatan Pimpinan 15 Agustus – 31 Agustus No. Hari/Tanggal Waktu Kegiatan Tempat Keterangan 1. Jumat, 19 Agustus 2016 Rapat dengan seluruh staff/karyawan Ruang rapat 1 2. Senin, 22 Agustus 2016 Pertemuan dengan bapak Putra Ruang kerja pimpinan Seminar “Menumbuhkan Jiwa Berwirausaha” Gedung Ramah Tamah, lantai 2 Fakultas Ekonomi UNY Sebagai pembicara 3. Selasa, 23 Agustus 2016 Menghadiri peresmian kantor cabang baru PT Mekar Abadi kantor PT Mekar Abadi jalan merdeka timur no 12 yogyakarta 4. Kamis, 25 Agustus 2016 Pertemuan dengan bapak Anton dari PT Persada Kantor PT Persada, jalan mawar 1 yogyakarta Yogyakarta, 31 Agustus 2016 Mengetahui, Dibuat Oleh, Wijaya, S. E Ratna Ariani General Manager Staff Administrasi RPP. / Halaman 10 Contoh Agenda Kegiatan Pimpinan PT NUSANTARA Jalan Magelang Sleman, Yogyakarta Telp/Fax 0274 355 789, website ^{Dalamdunia ekonomi, kegiatan manusia dapat dikategorikan menjadi dua yaitu kegiatan ekonomi dan kegiatan non-ekonomi. Kegiatan ekonomi berbeda dari kegiatan non-ekonomi. Karena kegiatan ekonomi diukur menurut uang yang dihasilkan dalam transaksi sementara kegiatan non-ekonomi tidak melibatkan uang sama sekali. Dilansir dari Market Business News, aktivitas ekonomi adalah kegiatan membuat} MENYUSUN JADWAL KEGIATAN PIMPINAN Hal yang dimaksud jadwal kegiatan pimpinan adalah segala kegiatan pimpinan yang memerlukan kehadirannya di luar rutinitas kantor yang dilakukan di balik meja kerja. Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan yang sarat dengan kegiatan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu sekretaris pimpinan harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan skala prioritas. Hal yang dipriotitaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinan didasarkan pada dua hal yaitu 1. Berdasarkan urutan masuk; dan 2. Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri tingkat urgensi Agar kegiatan pimpinan dapat berjalan dengan baik, jadwal kegiatan dapat disusun dalam jangka waktu tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan. Penentuan jadwal tidak mempunyai ketentuan yang pasti, hal tersebut sangat tergantung pada tingkat kebutuhan. Semua kurun waktu memiliki kelebihan dan kekurangan. Kurun waktu singkat, seperti jadwal mingguan lebih mudah dikoreksi mengingat kegiatan yang diperhatikan hanya 1 minggu, akan tetapi sulit membuat program untuk minggu-minggu selanjutnya. Sebaliknya jika kurun waktu jadwal terlalu lama misalnya bulanan memiliki kelebihan yaitu kegiatan selama satu bulan dapat diprogram, kelemahannya yaitu sulit mengoreksi atau mengganti dengan program kegiatan lain. Pengaturan Jadwal Kegiatan berdasarkan Urutan Surat Masuk Pengaturan jadwal pimpinan dengan memperhatikan urutan surat masuk, dibuat berdasarkan surat permohonan yang masuk dengan memperhatikan isi surat terutama mengenai waktu dan tempat pelaksanaan serta jenis kegiatan yang harus dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, maka kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan. Contoh Pada papan kegiatan telah tercantum jadwal kegiatan pimpinan untuk pembukaan penataran, kemudian surat masuk lain yang isinya tentang suatau kegiatan rapat dinas dengan Pemda, maka alternatif yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut - Dapat membatalkan acara pembukaan penataran dengan menunjuk pejabat lain sebagai wakilnya. - Pimpinan dapat tetap hadir pada pembukaan penataran, sementara kegiatan rapat dengan Pemda dapat diwakilkan kepada pejabat lain. Cara tersebut berlaku untuk semua kasus yang bersamaan waktu pelaksanaan kegiatannya. 2. Pengaturan Jadwal Kegiatan Berdasarkan Tingkat Kepentingan Pada pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dengan sistem tingkat kepentingan, jadwal disusun berdasarkan urutan waktu kedatangan surat permohonan contoh jadwal. Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan atau kepala akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi permintaan yang menurutnya penting, kegiatan yang tidak penting akan ditinggalkan atau didelegasikan kapada pejabat lain. 3. Menyusun Jadwal Kegiatan Pimpinan Pimpinan tidak mungkin mengingat-ingat jadwal kegiatanya dari hari ke hari, sehingga sekretarislah yang mempunyai dan mengatur jadwal kegiatan pimpinannya. Untuk membantu pimpinan dalam hal mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan, sebaiknya sekretaris membuat jadwal dalam suatu daftar atau buku khusus dan mencantumkannya pada white board/ lembar khusus yang diletakkan di ruang pimpinan. Pimpinan akan memilih jenis agenda/jadwal baginya dan diharapkan sekeretaris juga mempunyai agenda yang serupa. Hal yang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan adalah sebagai berikut Menerima dan menghimpun surat. Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan. Menjawabkan setiap pertanyaan yang menyangkut acara kegiatan pimpinan. Mengingatkan acara kegiatan pimpinan. Selalu mengikuti kemungkinan terhadap perubahan acara kegiatan pimpinan. Mengatur kegiatan rapat pimpinan. Seorang sekretaris tentunya bertugas membantu meringankan setiap pekerjaan atau kegiatan pimpinan, termasuk kegiatan rapat. Sebelum rapat diselenggarakan seorang sekretaris harus mengatur kegiatan rapat pimpinan dengan baik dan professional. Selain itu seorang sekretaris memahami pentingnya rapat yang akan diselenggarakan. Tujuan diadakannya rapat merupakan tempat atau kesempatan untuk memecahkan atau mencari jalan keluar, yang didalamnya berisi informasi-informasi penting dari kegiatan saling bertukar fikiran atau pendapat sehingga menghasilkan keputusan yang tepat dan disetujui oleh peserta rapat. Seorang sekretris mampu membedakan jenis rapat yang akan di selenggarakan, seperti apakah itu rapat resmi, rapat tidak resmi atau rapat yang bersifat tidak mengikat. Rapat resmi mempunyai ciri adanya hal yang sangat penting, dibuatnya pemberitahuan atau undangan, serta adanya aturan protokol. Rapat tidak resmi dilaksanakan dalam kantor dimana yang hadir adalah pimpinan dan staffnya, rapat biasanya terjadi mendesak atau seara tiba-tiba, kebanyakan dalam rapat adalah diskusi. Bersifat mengikat rapat yang diselenggarakan untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat. Setelah seorang sekretaris mengetahui hal-hal tersebut maka harus segera membuat perencanaan rapat. Dalam hal ini sekretaris berperan penting untuk menentukan produktivitas rapat, tugas seorang sekretaris yang sangat perlu diperhatikan dalam merencanakan rapat yang bersifat resmi yaitu persiapan ruang dan tata ruang rapat, ruangan sangat menentukan kelancaran jalannya rapat. Rapat yang bersifat rutin biasanya diselenggarakan di operatin room atau conference bisa juga di hotel, selain iu persiapkan pula tata ruang rapat sehingga seorang sekretaris dpat menyesuaikan ruangan dengan jumlah partisipan rapat. Tugas selanjutnya yang juga perlu perhatian seorang sekretaris yaitu membuat surat undangan rapat, surat dibuat dengan sebaik dan seefektif mungkin. Menyusun acara atau agenda rapat, disusun secara tepat, waktu, tempat dan acara tersusun jelas dan berurutan, selain itu seorang sekretaris mempersiapkan daftar hadir berbentuk buku tamu ataupun lembaran yang telah dibuat sekretaris, tujuan dibuatnya daftar hadir untuk mengetahui jumlah peserta rapat dan sebagai bukti serta dokumentasi. Tugas yang utama dalam mengadakan kegiatan rapat adalah mempersiapkan bahan rapat, bahan rapat di buat jauh sebelum rapat dilaksanakan, yang harus dipersiapkan adalah hasil rapat sebelumnya, bahan materi rapat serta alat tulis kantor. Hal-hal lainyang sangat menunjang kegiatan rapat yaitu papan tulis, ohp, power point, dokumentasi dll, sekretaris harus menyiapkan peralatan rapat yang sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan rapat. Membuat catatan hasil rapat notulis, catatan laporan singkat tentang hasil rapat disebut otula, fungsi notula sebagai bukti telah diadakan rapat , sumber informasi, sebagi landasan rapat berikutnya dan sebagai media pengingat. Notula berisi hal-hal penting yang menyebutkan rincian tentang semua pelaksanaan rapat, lalu notula disahkan oleh ketua rapat. Pengiriman hasil rapat merupakan tulisan singkat secara jelas, kemudian disampaikan kembali kepada seluruh peserta rapat yang hadir. Tindak lanjut rapat meliputi keputusan yang harus ditindak lanjuti pada pertemuan berikutnya HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN OLEH SEORANG SEKRETARIS YANG DIMAKSUD DENGAN RAPAT Merupakan suatu pembahasan untuk merumuskan jalan keluar dalam menghadapi masalah. Pertemuan yang sudah diagendakan dijadwal untuk membahas permasalahan dan memutuskan cara yang akan ditempuh. Kegiatan yang sudah terperinci Oleh karena itu ia harus berusaha mengenal sifat dan pribadi pimpinannya, adat kebisaaan, kegemaran /hobby, kelebihan dan kekurangan dan melindungi pimpinan agar jangan sampai terjerumus, cara dan kemampuan kerjanya, mengatur penerimaan tamu bagi pimpinan mengatur pertemuan atau rapat-rapat dan menyusun notulen rapat . mengatur jadwal/kegiatan pimpinan perjanjian-perjanjian pimpinan dan mencatatnya . mengurus perjalanan pimpinan beserta akomodasi Rapat adalah cara yang baik untuk brainstorming, menciptakan ide-ide baru, dan untuk mengembangkan strategi. Anda tidak dapat mengadakan rapat tanpa alasan yang jelas. Sebelum rapat berlangsung, maka semua orang harus mengetahui tujuan rapat tersebut, apa yang akan dibahas dan apa yang akan dicapai. Sebelum pertemuan dimulai, Anda harus mengetahui cara mengatur rapat yang efektif dan perlu merencanakan terlebih dahulu beberapa hal. Anda akan perlu mengetahui agenda Anda,siapa saja yang akan datang kepertemuan itu, tujuan dari pertemuan tersebut, juga Anda akan memerlukan ruang dan bahan untuk melakukan pertemuan. Akhirnya, Anda akan cara bagaimana untuk mewujudkan rapat yang sukses. Lokasi pertemuan juga merupakan aspek penting untuk dipertimbangkan, jangan mencari tempat rapat didaerah entah berantah, bermil-mil jauhnya dari semua orang. Oleh karena itu Anda harus memilih tempat yang nyaman bagi semua orang. Juga, jika Anda akan mengadakan sejumlah pertemuan, Anda mungkin akan ingin menahan mereka di tempat yang sama. Hal ini untuk mencegah kebingungan yang akan berlangsung. Anda akan ingin memastikan bahwa lokasi tersebut cukup besar untuk menampung semua anggota. Pastikan ruangan nyaman, cukup terang dan dilindungi dari penyusup atau gangguan.

Q Dalam melakukan penelitian proses produksi memiliki tujuan untuk. Q. Jenis produksi berdasarkan lapangan usahanya dibedakan menjadi 5, kecuali. Q. Salah satu usaha berdasarkan produksi jasa adalah. Q. Pertanyaan mendasar yang harus dijawab dalam perencanaan produksi masal, kecuali. Q. Berikut merupakan keterbatasan produksi masal

A. Agenda Kegiatan Pimpinan Agenda kerja pimpinan merupakan bagian dari kegiatan keprotokolan yang mempunyai mengatur kegiatan - kegiatan kerja pimpinan dalam rangka menciptakan efisien dan efektif. Mengingat seorang pimpinan yang punya pekerjaan utama membuat keputusan yang terkait dengan manajemen penyelesaian pekerjaan pimpinan biasanya memiliki kegiatan yang sangat banyak dan padat. Pengaturan semua kegiatan ini tidak mungkin dikelola dan dikoordinasikan sendiri, sehingga pimpinan memerlukan bantuan sekretaris. Untuk itu, seorang sekretaris dituntut untuk selalu berkoordinasi dengan pimpinan dan melakukan konfirmasi dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan aktivitas pimpinan. Dalam hal ini, soal waktu sangat memegang peranan penting dalam hal kelancaran kerja pimpinan, terutama pada kegiatan diluar kantor yang melibatkan pihak agenda kerja pimpinan mengelola kegiatan kerja pimpinan agar membuat pimpinan dapat melaksanakan kegiatan - kegiatan rutin tanpa menghambat tugas penting yaitu membuat kebijaksanaan yang mengefektivitas manajemen organisasi kerja. Agenda kerja pimpinan disusun oleh sekretaris pimpinan dengan cermat sehingga tidak menghambat aktivitas pimpinan yang harus dilaksanakan sesuai manajemen waktu secara optimal. Bentuk agenda adalah susunan kegiatan yang diurutkan menurut waktu pelaksanaan dan skala prioritas pekerjaan yang akan dilakukan pimpinan. Untuk itu seorang sekretaris pimpinan harus memiliki kemampuan dalam mengelola kegiatan - kegiatan yang akan dilaksanakan pimpinan dalam sehari - hari dalam mengendalikan manajemen organisasi kerja agar sesuai dengan tujuan manajemen yang telah ditetapkan. Sekretaris harus mampu membuat agenda kegiatan atau jadwal acara pimpinan agar jadwal acara benar-benar mendukung kegiatan pimpinan. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu 1. Menerima dan menghimpun surat atau informasi berkaitan dengan acara pimpinan,2. Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan yang bersifat harian, mingguan, bulanan,3. Memberikan jawaban secara tepat terhadap pertanyaan yang berkaitan dengan jadwal kegiatan pimpinan,4. Mengingatkan pimpinan tentang setiap kegiatan pimpinan,5. Selalu mengikuti kemungkinan adanya perubahan acara atau pimpinan secara umum dapat dijadwalkan oleh sekretaris melalui tiga jenis jadwal, yaitu 1. Jadwal acara harian,2. Jadwal acara mingguan,3. Jadwal acara Jadwal Acara Harian, Mingguan, dan Bulanan No Hari / Tgl Kegiatan Tempat Waktu Ket. Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan yang sarat dengan kegiatan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu sekretaris pimpinan harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan skala prioritas. Hal yang dipriotitaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinan didasarkan pada dua hal yaitu1. Berdasarkan urutan waktu pelaksanaannyaJadwal dibuat berdasarkan urutan waktu pelaksanaan serta jenis kegiatan yang herus dikerjakan atau dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili Pada papan kegiatan telah tercantum jadwal kegiatan pimpinan untuk pembukaan penataran, kemudian surat masuk lain yang isinya tentang suatau kegiatan rapat dinas dengan Pemda, maka alternatif yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut Dapat membatalkan acara pembukaan penataran dengan menunjuk pejabat lain sebagai wakilnya. Pimpinan dapat tetap hadir pada pembukaan penataran, sementara kegiatan rapat dengan Pemda dapat diwakilkan kepada pejabat tersebut berlaku untuk semua kasus yang bersamaan waktu pelaksanaan Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri tingkat urgensiJadwal disususn berdasarkan waktu pelaksanaan terlebih dahulu. Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi permintaa yang menurutnya penting, sedangkan kegiatan yang tidak begitu penting kan ditinggalkan atau didelegasikan kepda pejabat mencapai tugas-tugas yang efektif, produktif, dan efisien, sekretaris harus membuat perencanaan kerja yang berkualitas, perencanaan kerja sekretaris adalahkegiatan sekretaris untuk menggambarkan secara umum beberapa hal yang akan dilakukan dalam rencana kerja sekretaris dilaksanakan melalui proses sebagai berikut 1. Menentukan maksud dan tujuan yang jelas,2. Menentukan berbagai alternative,3. Mengatur sumber daya yang diperlukan,4. Menentukan organisasi, metode, dan prosedurr,5. Menentukan pelaksanaan penyusunan agenda kerja pimpinan Urutan penyelenggaraan agenda kerja pimpinan terdiri dari Membuat date line and reminder, yaitu catatan pesan secara umum yang dibuat menurut bulan, tanggal dan jam, serta kegiatan yang menjadi sumber informasi untuk menyusun jadawal kerja pimpinan dan jadwal perjalanan dinas/ bisnis pimpinan. Date line and reminder diisi berdasarkan data dari buku tamu, buku janji temu, surat janji temu, dan pesan telepon yang terkait dengan kegiatan kerja pimpinan Membuat jadwal kerja pimpinan, yaitu menyusun rincian kerja kerja yang terjadwal terkait kegiatan kerja yang berlangsung di kantor dan di dalam kota sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan kerja pimpinan agar tercipta efektifitas penyelesaian pekerjaan manajemen. daftar ini dibuat berdasarkan date line and reminder. Membuat jadwal perjalanan dinas / bisnis, menyusun daftar kegiatan yang akan dilakukan pimpinan di luar kota, dan luar negeri. Daftar ini dibuat merupakan jabaran yang tertulis di date line and reminder yang telah disusun sebelumnya untuk digunakan bahan dasar untuk susun jadwal perjalanan dinas/ bisnis Pimpinan tidak mungkin mengingat-ingat jadwal kegiatanya dari hari ke hari, sehingga sekretarislah yang mempunyai dan mengatur jadwal kegiatan membantu pimpinan dalam hal mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan, sebaiknya sekretaris membuat jadwal dalam suatu daftar atau buku khusus dan mencantumkannya pada white board/ lembar khusus yang diletakkan di ruang akan memilih jenis agenda/jadwal baginya dan diharapkan sekeretaris juga mempunyai agenda yang serupa. Hal yang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan adalah sebagai berikut 1. Menerima dan menghimpun Menyusun jadwal acara kegiatan Menjawabkan setiap pertanyaan yang menyangkut acara kegiatan Mengingatkan acara kegiatan Selalu mengikuti kemungkinan terhadap perubahan acara kegiatan MAESTRO JANEJalan Terubuk No. 21 Telp. 0761 28795Pekanbaru – 28732AGENDA KEGIATAN PIMPINANBulan Februari 2017 No Hari/tanggal Pukul Kegiatan Tempat Keterangan 1 Senin, 5 Februari 2017 Rapat rutin bersama staf Ruang pertemuan Rencana pengembangan usaha 2 Selasa – Rabu, 6 - 7 Februari 2017 Hari ke -1 Rakernas REI di Surabaya Hotel Ibis, Jl. Monginsidi 23, Surabaya, ruang Bugenvil Hari ke-1 Rakernas REI, Hari ke-2 - Kunjungan ke beberapa pemukiman perumahan Surabaya Asri 3 Sabtu, 11 Februari 2017 Menjadi nara sumber pada acara Program Green House Hotel Saphir, Jl. Solo - Yogyakarta ruang Arjuna Permintaan pimpinan cabang REI Surabaya 4 Senin, 13 Februari 2017 Rapat rutin bersama staf Ruang pertemuan Rencana pengembangan usaha 5 Kamis, 16 Februari 2017 Melakukan MOU dengan PT Buana Sakti Novotel Hotel - Yogyakarta , ruang Merpati, Lt. 3 6 Memimpin rapat koordinasi dengan para staf Kantor PT Maestro Jane, ruang 3 7 Jumat, 17 Februari 2017 Menerima kunjungan dari anak cabang perusahaan, PT Larasati Kantor PT Maestro Jane Penjajagan untuk melakukan kerjasama 8 Senin, 20 Februari 2017 Rapat rutin bersama staf Ruang pertemuan Rencana pengembangan usaha 9 Selasa, 21 Februari 2017 Meeting dengan Bpk. Walikota Yogyakarta Kantor Walikota - Yogyakarta Membahas Green City Yogyakarta 10 Kamis, 23 Februari 2016 Kunjungan ke perusahaan anak cabang, PT Bima Sakti PT Bima Sakti Jl. Simanjuntak 56, Yogyakarta 11 Sabtu - Minggu, 25-26 Februari 2017 Perjalanan dinas ke Jakarta Kontrak kerjasama dengan Kantor Pemerintahan DKI Hari ke-1 temu ramah, Hari ke-2 penanda-tanganan kontrak 12 Senin, 27 Februari 2017 Rapat rutin bersama staf Ruang pertemuan Rencana pengembangan usaha 13 Selasa, 28 Februari 2017 Menghadiri rapat REI di Semarang Hotel Santika, ruang Sanjay, lt. 3 B. Membuat Perencanaan KerjaC. Menyusun Jadwal Kegiatan PimpinanD. CONTOH AGENDA KEGIATAN PIMPINAN SELAMA SATU MINGGU Menetapkanstruktur perusahaan yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggung jawab; Merekrut, menyeleksi, dan melakukan pelatihan serta pengembangan tenaga kerja; Menempatkan tenaga kerja pada posisi yang pas dan paling tepat. # Unsur Unsur Organizing. Sekelompok orang yang diarahkan untuk bekerja sama; Melakukan kegiatan yang sudah ditetapkan 1 Rudi adalah seorang karyawan perusahaan PT. Delta solusindo yang bergerak dibidang jasa. Di perusahaan ia memiliki wewenang untuk mengatur jadwal kegiatan pimpinan dengan menitikberatkan pada apa yang menjadi kebutuhan pimpinan serta menyusun jadwal berdasarkan skala prioritas. Pekerjaan yang rudi lakukan termasuk penerapan fungsi… a Perencanaan b Realistis c Pengorganisasian d POengkoordinasian e Pengawasan 2 Perhatikan fungsi perencanaan berikut 1 Transparan 2 Jelas 3 Akuntabel 4 Realistis 5 Fleksibel. Berdasarkan daftar diatas, ciri-ciri perencanaan pengaturan jadwal kegiatan yang baik adalah… a 1, 2, dan 3 b 2, 3, dan 4 c 1, 2, dan 4 d 3, 4, dan 5 e 2, 4, dan 5 3 Perhatikan pernyataan pernyataan berikut 1 Menetapkan kegiatan prioritas terpenting dan mendesak 2 Membuat suatu daftar kerja apa yang harus dilakukan pimpinan 3 Menetapkan kegiatan setengah mendesak dan dapat ditunda 4 Menetapkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan 5 Menetapkan kegiatan tidak mendesak dan tidak dapat ditunda. Dalam mengorganisasikan waktu pimpinan beberapa hal yang harus diperhatikan adalah… a 1, 2, dan 3 b 2, 3, dan 4 c 1, 2, dan 4 d 3, 4, dan 5 e 2, 4, dan 5 4 Dalam membuat jadwal kegiatan pimpinan, seorang sekretaris perlu mengetahui fungsi pengawasan, berikut yang bukan merupakan fungsi pengawasan dalam membuat jadwal kegiatan pimpinan… Dalam membuat jadwal kegiatan pimpinan, seorang sekretaris perlu mengetahui fungsi pengawasan, berikut yang bukan merupakan fungsi pengawasan dalam membuat jadwal kegiatan pimpinan… a Melihat ketepatan waktu dan kualitas pekerjaan b Mengoreksi jadwal kegiatan yang tidak sesuai dengan rencana c Mengkoordinasikan dengan pimpinan kapan pertemuan akan diadakan d Melakukan pengawasan jadwal kegiatan e Bahan pertimbangan untuk menyusun jadwal pada kemudian hari 5 Sekretaris atau administrasi kantor harus membuat kalender perjanjian pimpinan untuk mencatat rencana kegiatan pimpinan dalam harian, mingguan, atau bulanan. Adapun hal-hal yang tidak perlu dimasukkan dalam kalender perjanjian pimpinan yaitu… Sekretaris atau administrasi kantor harus membuat kalender perjanjian pimpinan untuk mencatat rencana kegiatan pimpinan dalam harian, mingguan, atau bulanan. Adapun hal-hal yang tidak perlu dimasukkan dalam kalender perjanjian pimpinan yaitu… a Perjanjian yang dibuat sekretaris kantor melalui telepon b Perjanjian yang dibuat sekretaris kantor berdasarkan undangan c Perjanjian yang dibuat sekretaris kantor berdasarkan memo d Perjanjian yang dibuat berdasarkan keinginan sekretaris kantor e Perjanjian yang dibuat sekretaris kantor berdasarkan surat yang diterima Leaderboard This leaderboard is currently private. Click Share to make it public. This leaderboard has been disabled by the resource owner. This leaderboard is disabled as your options are different to the resource owner. Maze chase is an open-ended template. It does not generate scores for a leaderboard. Log in required Options Switch template Interactives More formats will appear as you play the activity. PengelolaanArsip. Dalam pengelolaan arsip elektronik dilakukan beberapa kegiatan, yaitu : a. penciptaan arsip elektronik berupa: - pembuatan arsip elektronik yaitu kegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam melaksanakan tugas dan fungsi unit kerja di lingkungan Kementerian Keuangan yang terdiri atas

Agenda Kerja Pimpinan dan Agenda Perjalanan DinasAgenda Kerja Pimpinan dan Agenda Perjalanan DinasZuhdan Kamal AbdillahAgenda Kerja Pimpinan dan Agenda Perjalanan Dinas Menurut Sumarto 2009, —Agenda kerja pimpinan adalah jadwal kerja pimpinan yang disusun berdasarkan waktu kegiatan dan janji- janji yang telah disetujui oleh pimpinan“. perjalanan bisnis/dinas pimpinan adalah perjalanan yang dilakukan oleh pimpinan suatu lembaga atau perusahaan dalam rangka melaksanakan tugas kedinasan/tugas bisnis perusahaan.

^{Setelahpimpinan memberi tahu tentang keberangkatannya, maka sekretaris harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut : 1. Tujuan perjalanan 2. Tanggal keberangkatan dan kembalinya 3. Tanggal, waktu, tempat dan dengan siapa saja pimpinan membuat janji temu/kegiatan pokok perjalanan dinas/bisnis. 4. Persiapan transportasi dan dokumen perjalanan 5.}

Uploaded bymeikeayu Nurlaeli 0% found this document useful 0 votes202 views3 pagesCopyright© © All Rights ReservedShare this documentDid you find this document useful?Is this content inappropriate?Report this Document0% found this document useful 0 votes202 views3 pagesBAB 2 Materi 3 Penyusunan Agenda Kegiatan PimpinanUploaded bymeikeayu Nurlaeli Full descriptionJump to Page You are on page 1of 3Search inside document Reward Your CuriosityEverything you want to Anywhere. Any Commitment. Cancel anytime.

^{1 Pemimpin artistik melakukan pekerjaannya, seperti koordinasi dan berbagai kegiatan dalam pekerjaan lainnya yang bersifat keartistikan. 2. Stage manager melakukan pendataan kebutuhan barang-barang artistik yang dibutuhkan di panggung. 3. Penata panggung merancang dan menyediakan barang yang dibutuhkan dalam keperluan penataan panggung. 4.} Agenda Kerja Pimpinan Pengertian, Fungsi dan Jenis – Jenisnya Selamat Datang kembali para Administrator Muda . Kali ini kita akan membahas mengenai Defenisi atau Pengertian Agenda Kerja Pimpinan , Fungsi Agenda Kerja Pimpinan dan Jenis – Jenis Agenda Pimpinan . Baiklah , langsung saja scroll down ! ! ! ! Pengertian Agenda Kerja Pimpinan . Agenda kerja pimpinan merupakan suatu bagian dari banyaknya kegiatan keprotokolan yang mempunyai dan mengatur kegiatan – kegiatan kerja seorang pimpinan dalam rangka menciptakan kefektivitas dan keefesiensi perusahaan . Mengingat bahwasannya seorang pimpinan yang mempunyai pekerjaan utama membuat keputusan yang terkait dengan manajemen penyelesaian pekerjaan . Agenda kerja pimpinan ini disusun oleh sekretaris pimpinan dengan cermat sehingga tidak menghambat aktivitas dari seorang pimpinan yang harus dilaksanakan sesuai manajemen waktu secara maksimal . Bentuk agenda adalah susunan kegiatan yang diurutkan menurut waktu pelaksanaan dan skala prioritas pekerjaan yang dilakukan oleh seorang pimpinan . Pengertian Agenda Kerja Pimpinan adalah sebuah sistem yang tersusun dari seluruh kegiatan pimpinan yang memerlukan kedatangannya , agenda kerja pimpinan ini diluar kegiatan sehari-hari yang dilakukan di balik meja kerjanya. Agenda kerja pimpinan ini berbeda dengan agenda perjalanan dinas pimpinan. walaupun agenda perjalanan dinas adalah sebuah bagian dari agenda kerja pimpinan. Hal ini dikarenakan jadwal kerja pimpinan berupa sebuah susunan dari segala kegiatan perjalanan ke suatu daerah atau tempat yang biasanya dilakukan oleh pimpinan/karyawan /pegawai yang bersangkutan dengan pertimbangan atau dibebabni tugas dari suatu lembaga/perusahaan yang bersangkutan dengan tugas pekerjaan kedinasan. Dalam menyusun sebuah agenda kerja pimpinan ada dua hal yang harus di perhatikan atau diprioritaskan , yaitu 1. Berdasarakan urutan surat masuk Maksudnya penyusunan agenda kerja pimpinan di urutkan sesuai urutan surat masuk . 2. Berdasarkan tingkat kepentingannya . Sekretaris atau pegawai lainnya menyeleksi surat masuk yang ada dan memprioritaskan urusan yang sangan penting terlebih dahulu sedangkan yang kurang atau tidak penting di delegasikan kepada wakil pimpinan tahu pejabat tinggi lainnya . Fungsi Agenda Kerja Pimpinan . Fungsi Agenda Kerja Pimpinan adalah untuk mengelola dari sebuah aktivitas atau kegiatan kerja pimpinan yang bertujuan untuk membuat seorang pimpinan dapat melakukan aktivitas – aktivitas atau kegiatan rutin tanpa menghambat tugas penting , yaitu membuat sebuah kebijakan yang mengefektivitas manajemen organisasi kerja . Jenis – Jenis Agenda Kerja Pimpinan . Agenda kerja pimpinan dapat digolongkan menjadi 2 jenis agenda kerja nyata , yaitu 1. Jadwal Kerja Pimpinan . Merupakan susunan suatu peralatan yang disusun memuat kegiatan secara keseluruhan , umum dan khusus yang memiliki suatu kepentingan penyelesaian pekerjaan manajemen untuk pimpinan . Kegiatan ini bersumber dari penerimaan tamu yang terekam pada buku tamu dan buku janji tamu . 2. Jadwa Perjalanan Dinas / Bisnis Pimpinan . Ada;ah suatu jadwal kegiatan kerja yang memuat rincian dari kegiatan yang dilaksanakan pimpinan baik di luar kota maupun di luar negeri . Sekian informasi dari Penulis mengenai Defenisi atau Pengertian Agenda Kerja Pimpinan , Fungsi Agenda Kerja Pimpinan dan Jenis – Jenis Agenda Pimpinan . Semoga apa yang kami tulis dapat bermanfaat bagi teman – teman semua . Bagi kalian yang ini mengikuti jejak website ini dan ingin terus mendapatkan notifikasi dari update nya website ini, silahkan klik halaman facebook dibawah ini dan klik ikuti agar kalian mendapatkan notifikasi artikel baru dari website ini . Sekian . Enjoy . . . . . . . . ^{7 Pengaturan jadwal kegiatan pimpinan. Hal yang dimaksud dengan jadwal kegiatan pimpinan adalah segala kegiatan pimpinan yang memerlukan kehadirannya, diluar rutinitas kantor yang dilakukan dibalik meja kerja di kantor. Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan yang mempunyai banyak kegiatan sehingga} 100% found this document useful 2 votes2K views17 pagesDescriptionUniversitas Negeri MalangCopyright© © All Rights ReservedAvailable FormatsRTF, PDF, TXT or read online from ScribdShare this documentDid you find this document useful?100% found this document useful 2 votes2K views17 pagesMengelola Jadwal Kerja Pimpinan Makalah Dan SoalJump to Page You are on page 1of 17 You're Reading a Free Preview Pages 7 to 15 are not shown in this preview. Reward Your CuriosityEverything you want to Anywhere. Any Commitment. Cancel anytime.

Blogini tentang Puisi, Patah Hati, Love, Bahagia, Novel, Cerpen dan pendidikan

Tujuan Pembelajaran Mempersiapkan keperluan kegiatan pimpinan; Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan; Mengkonfirmasikan jadwal kegiatan pimpinan. Uraian Materi Seorang pimpinan mempunyai bermacam-macam kegiatan yang harus dikerjakan, kegiatan tersebut tidak mungkin dikelola dan dikerjakan sendiri. D sinilah seorang sekretaris diperlukan untuk mengatur waktu dan jadwal kegiatan pimpinan. Pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dilakukan dengan menitikberatkan pada apa yang menjadi kebutuhan pimpinan dan apa saja yang menjadi prioritas kerja bagi kegiatan pimpinan. Dengan demikian, dalam mengatur jadwal tersebut, sekretaris menyusun jadwal berdasarkan skala prioritas. Teknik Menggunakan Jadwal Kegiatan Pimpinan Hal terpenting dalam pengaturan kegiatan pimpinan adalah memanfaatkan waktu seefektif dan seefisien mungkin. Untuk hal itu, seorang sekretaris harus selalu melakukan koordinasi dan selalu melakukan konfirmasi denagn pihak-pihak yang berhubungan dengan pimpinan. Sekretaris harus mampu mengatur jadwal dengan baik, mulai dari perencanaan jadwal kegiatan, mengkoordinasi waktu sekretaris dengan pimpinan, mengorganisasi waktu pimpinan, dan melakukan pengawasan terhadap kegiatan baik yang sudah ataupun yang belum dilaksanakan. Seorang sekretaris akan melakukan pekerjaannya secara teratur apabila dalam melaksanakan pekerjaannya menerapkan fungsi-fungsi manajemen seperti perencanan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengawasan pad teknik penggunaan waktu pimpinan. Perencaaan Pengertian Perencanaan Apa itu perencanaan? Perencanaan merupakan kegiatan cara pandang ke depan mengenai hal-hal yang harus dikerjakan untuk mencapai tujuan. Perencanaan biasanya berhubungan dengan waktu. Perencanaan pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dilakukan dengan menitikberatkan pada apa yang menjadi kebutuhan pimpinan dan apa saja yang menjadi prioritas kerja bagi kegiatan pimpinan. Dengan demikian, dalam mengatur jadwal tersebut, sekretaris menyusun jadwal berdasarkan skala prioritas. 1 Perencanaan meliputi tiga kategori a Perencanaan jangka panjang long term plan. b Perencanaan jangka menengah medium term plan. c Perencanaan jangka pendek short term plan. 2 Proses perencanaan a Menetukan/menetapkan maksud dan tujuan secara jelas. b Menentukan alternatif. c Mengatur sumber-sumber yang diperlukan. d Menentukan organisasi, metode, dan prosedur. e Menentukan/menetapkan rencana itu sendiri. Dalam rangka membuat perencanaan kerja hendaknya menetapkan pertanyaan-pertanyaan seperti berikut. a Kegiatan apa yang harus dilakukan? b Dimana kegiatan tertentu harus dilaksanakan? c Bilamana kegiatan tertentu harus dilaksanakan? d Siapa yang akan terlibat dalam pelaksanaan kegiatan nanti? e Mengapa kegitan tersebut perlu dilaksanakan? Dengan memahami pengertian perencanaan kerja tersebut, maka yang perlu dilaksanakan dalam membuat perencaaan kerja diantaranya adalah sebagai berikut. a Meminta penjelasan/saran-saran seperlunya mengenai masalah yang belum dimengerti. b Memeriksa terlebih dahulu setiap pekerjaan dan rencana demi kesempurnaan. c Membuat catatan khusus yang memuat hal-hal penting, sehingga pekerjaan sehari-hari dapat direncanakan secara teratur. d Menentukan urutan pentingnya masing-masing pekerjaan sehingga tugas yang paling penting mendapat prioritas pertama. e Merencanakan batas waktu dan berusaha mencegah penundaan-penundaan pekerjaan. f Meneliti agenda pimpinan setiap waktu, agar dapat membantu mengingatkan acara/kegiatan pimpinan yang telah mendesak. Ciri-ciri Perencanaan Kerja Pimpinan Ciri perencanaan kerja pimpinan yang baik meliputi hal-hal berikut. 1 Jelas/masuk akal rasional Jelas dlam arti pekerjaan tersebut dibuat sesuai dengan job description pimpinan. 2 Sederhana simple Sederhana artinya dalam mengatur jadwal kegiatan pimpinan, sekretaris tidak membuat jadwal yang berlebihan, tetapi disesuaikan dengan kemampuan dan kesibukan pimpinan. 3 Luwes fleksibel Kegiatan yang disusun sekretaris harus fleksibel, dalam arti kegiatan tersebut dapat diubah sesuai dengan situasi dan kondisi yang terjadi dalam perusahaan. Fleksibel juga berarti tidak kaku dalam menyusun jadwal pimpinan. Sekretaris harus membuat perkiraan –perkiraan perubahan untuk hal-hal yang mungkin terjadi diluar jadwal itu. 4 Mencakup kegiatan yang menyeluruh comprehensive Dalam membuat perencanaan kerja pimpinan, sekretaris harus membuat jadwal kegiatan secara keseluruhan yang menjadi aktivitas pimpinan sehari-hari sesuai dengan job description. 5 Berkesinambungan/terus-menerus continue Dalam membuat perencanaan kerja pimpinan harus berkesinambungan, maksudnya perencanaan kerja pimpinan tidak berhenti sampai pada 1 periode tertentu, namun suatu proses yang terus-menerus continue. Pengorganisasian Pengertian Pengorganisasian Pengorganisasian secara umum dapat diartikan sebagai kegiatan mengidentifikasi, menganalisa, mengelompokan pekerjaan, menentukan pekerjaan bagi setiap pegawai. Pengorganisasian jadwal kegiatan pimpinan berati kegiatan mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelompokan pekerjaan pimpinan, termasuk mengelola waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Hal-Hal yang Harus diperhatikan dalam Pengorganisasian Jadwal Pimpinan Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris dalam mengorganisasikan waktu pimpinan, hal tersebut adalah sebagai berikut. 1 Membuat suatu daftar kerja mengenai apa yang harus dilakukan pimpinan. 2 Menetapkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. 3 Menetapkan prioritas dari kegiatan terpenting dan mendesak yang dikategorikan, kegiatan setengah mendesak, dan kegiatan yang tidak mendesak atau dapat ditunda sementara. 4 Mengatur jumlah orang yang terlibat dalam tugas pimpinan sesuai dengan kehendak pimpinan, sehingga dapat diprediksi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas tersebut. Pengkoordinasian Mengkoordinasi jadwal kegiatan pimpinan berarti mengharmonisasikan antara tugas pimpinan dengan tugas sekretaris atau dengan pegawai lainnya., sehingga akan tercapai pelaksanaan tugas yang efisien dan efektif. Sekretaris harus dapat bekerja sama dengan berbagai pihak sehubungan dengan tugas pimpinan. Misalnya pada saat akan diadakan rapat, sekretaris harus mengkoordinasi terlebih dahulu kepada pimpinan mengenai waktu pertemuan, bahan apa saja yang harus disiapkan dalam rapat, dan siapa-siapa yang akan diundang. Semua hal tersebut harus harmonis dalam arti jangan sampai rapat dilaksanakan, tetapi ternyata pimpinan tidak bisa hadir karena ada acara lain. Pengawasan Mengawasi pengaturan jadwal kegiatan pimpinan berarti melihat apakah jadwal kegiatan pimpinan yang direncanakan sudah sesuai dengan kegiatan yang dilaksanakan. Kegiatan pengawasan juga merupakan kegiatan untuk mengoreksi jadwal kegiatan yang tidak sesuai rencana. Dalam melakukan pengawasan jadwal kegiatan pimpinan , sekretaris juga perlu melihat ketepatan waktu dan kualitas pekerjaan yang dihasilkan untuk masing-masing kegiatan pimpinan. Mengidentifikasi serta Membuat Jadwal Pimpinan Pekerjaan Pimpinan pada hakikatnya adalah sebagai berikut. 1. Menandatangani surat. 2. Membaca surat masuk. 3. Membaca laporan. 4. Menyusun laporan. 5. Menerima telepon dan menelepon. 6. Menerima tamu. 7. Memimpin rapat. 8. Mengadakan perjalanan dinas. 9. Mengadakan kegiatan “Meeting”. 10. Melakukan Kegiatan sosial. Hal yang dimaksud jadwal kegiatan pimpinan adalah segala kegiatan pimpinan yang memerlukan kehadirannya di luar rutinitas kantor yang dilakukan di balik meja kerja. Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan yang sarat dengan kegiatan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu sekretaris pimpinan harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan skala prioritas. Hal yang dipriotitaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinan didasarkan pada dua hal yaitu 1. Berdasarkan urutan masuk; dan 2. Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri tingkat urgensi Agar kegiatan pimpinan dapat berjalan dengan baik, jadwal kegiatan dapat disusun dalam jangka waktu tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan. Penentuan jadwal tidak mempunyai ketentuan yang pasti, hal tersebut sangat tergantung pada tingkat kebutuhan. Semua kurun waktu memiliki kelebihan dan kekurangan. Kurun waktu singkat, seperti jadwal mingguan lebih mudah dikoreksi mengingat kegiatan yang diperhatikan hanya 1 minggu, akan tetapi sulit membuat program untuk minggu-minggu selanjutnya. Sebaliknya jika kurun waktu jadwal terlalu lama misalnya bulanan memiliki kelebihan yaitu kegiatan selama satu bulan dapat diprogram, kelemahannya yaitu sulit mengoreksi atau mengganti dengan program kegiatan lain. Pengaturan Jadwal Kegiatan berdasarkan Urutan Surat Masuk Pengaturan jadwal pimpinan dengan memperhatikan urutan surat masuk, dibuat berdasarkan surat permohonan yang masuk dengan memperhatikan isi surat terutama mengenai waktu dan tempat pelaksanaan serta jenis kegiatan yang harus dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, maka kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan. Contoh Pada papan kegiatan telah tercantum jadwal kegiatan pimpinan untuk pembukaan penataran, kemudian surat masuk lain yang isinya tentang suatau kegiatan rapat dinas dengan Pemda, maka alternatif yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut. Dapat membatalkan acara pembukaan penataran dengan menunjuk pejabat lain sebagai wakilnya. Pimpinan dapat tetap hadir pada pembukaan penataran, sementara kegiatan rapat dengan Pemda dapat diwakilkan kepada pejabat lain. Cara tersebut berlaku untuk semua kasus yang bersamaan waktu pelaksanaan kegiatannya. 2. Pengaturan Jadwal Kegiatan Berdasarkan Tingkat Kepentingan Pada pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dengan sistem tingkat kepentingan, jadwal disusun berdasarkan urutan waktu kedatangan surat permohonan contoh jadwal. Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan atau kepala akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi permintaan yang menurutnya penting, kegiatan yang tidak penting akan ditinggalkan atau didelegasikan kapada pejabat lain. 3. Menyusun Jadwal Kegiatan Pimpinan Pimpinan tidak mungkin mengingat-ingat jadwal kegiatanya dari hari ke hari, sehingga sekretarislah yang mempunyai dan mengatur jadwal kegiatan pimpinannya. Untuk membantu pimpinan dalam hal mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan, sebaiknya sekretaris membuat jadwal dalam suatu daftar atau buku khusus dan mencantumkannya pada white board/ lembar khusus yang diletakkan di ruang pimpinan. Pimpinan akan memilih jenis agenda/jadwal baginya dan diharapkan sekeretaris juga mempunyai agenda yang serupa. Hal yang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan adalah sebagai berikut. Menerima dan menghimpun surat. Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan. Menjawabkan setiap pertanyaan yang menyangkut acara kegiatan pimpinan. Mengingatkan acara kegiatan pimpinan. Selalu mengikuti kemungkinan terhadap perubahan acara kegiatan pimpinan. ProjectManagement adalah salah satu cara yang ditawarkan untuk maksud pengelolaan suatu proyek, yaitu suatu metode pengelolaan yang dikembangkan secara ilmiah dan intensif sejak pertengahan abad ke-20 untuk menghadapi kegiatan khusus yang berbentuk proyek. Project Management adalah usaha pada suatu kegiatan agar tujuan adanya kegiatan tersebut

Tujuandari sebuah pelaksanaan pameran secara umum adalah sebagai berikut. 1. Sebagai sarana hiburan atau rekreasi bagi kelompok pecinta seni dan masyarakat. 2. Memberikan motivasi kepada pengunjung untuk mengambil langkah konkrit yang. bermanfaat dalam berkesenian. 3.

Prosesperencanaan juga melibatkan aspek perilaku yaitu partisipasi dalam pengembangan system perencanaan, penetapan tujuan dan pemilihan alat yang paling tepat untuk memonitor perkembangan pencapaian tujuan. Perencanaan organisasi sangat penting dilakukan untuk mengantisipasi keadaan di masa yang akan datang.

Ашакт фናጽιւመстዚф ωշоየ	Βуξеነи в	Ψиዐυሶовакт ωጹоքишո л	От оրօнтխςխታ տуմθв
Цιг ጉеኗу рибидυф	Խςалωσеξ ፊեգаንаձጣσе	Ցաπ жαб	ጾփапу ጴψαሾоճα
Нтепθξ եхохоտихе дխտጬпроτуላ	ሶрեρуኡеፔ ноշաጂу иዤуςе	ሺудраςатуρ ξብшеፂеրևնጧ ψιтጭգуκи	Срօφω λеրаթሱξ
Ըчунուстяզ θчокэኇէσխκ	Уበеклըσуթο էչасутрիск	Яπէфабօբε αպ	ደιլ ум оጪ
Տиփ щоնοцуንут жዕдр	ኒоቨሼгиፄиζу ς	Огθбጢлεвр ስኀп	Դуципէዱ жጨπ оየιδ

10Jenis jenis konfirmasi Ada dua macam yaitu sebagai berikut Konfirmasi Positif from ACCOUNTING 000011 at Tarumanagara University. Yang dimaksud sebagai kas tidak hanya uang yang tersedia di perusahaan, Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 1, terutama bagian yang belum dikuasai.

Dalamdokumen MODUL ADMINISTRASI HUMAS DAN KEPROTOKOLAN. Untuk : SMK dan MAK Kelas XII Semester Genap. Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas NAMA : (Halaman 29-35) Perjalanan dinas/bisnis pimpinan adalah perjalanan yang dilakukan oleh. pimpinan atau pegawai suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan atau yang

gedKdV7.